С января 2020 года в РФ переходят на электронные трудовые книжки!

В Трудовой кодекс РФ внесена новая статья 66.1, которая и вводит электронные трудовые книжки в оборот. Утверждает возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который станет электронной трудовой книжкой (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

В КоАП Российской Федерации закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже работников.

Работодателям не нужно будет приобретать и хранить бланки, отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек, вероятность ошибок при внесении сведений минимизируется, исчезнет риск потери документа (если будут созданы копии на разных серверах или в распределенных системах хранения), не нужно будет заверять многостраничные копии для работников, их заменят распечатки.
Работники смогут получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги», не нужно будет ждать выдачи книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством, использовать электронные трудовые для получения госуслуг, дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Чтобы перейти на электронные трудовые книжки работодателю необходимо:
1. До 01.06.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным. Нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. С персонала нужно собрать соответствующие заявления. Произвольная форма по заранее подготовленному бланку. Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.
2. Надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД. В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками. Срок — до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет может потребоваться сдать уже за январь до 17.02.2020.
3. Провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.
Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы. Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ.

По истечении какого то времени, привычных сегодня трудовых книжек существовать не будет, но из редко, мы по прежнему будем носить распечатанные копии электронных трудовых книжек по различным запросам.
Возникает опасность кибер-мошеничества, отключения электроэнергии, программных сбоев и кто его знает чего еще нас ждет в электронном будущем…

Источники:
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ
Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ